Первый переучёт без учётной системы: прилавок и хозтовары

Рыночный прилавок, магазин на строительном рынке, контейнер или семейный магазин хозтоваров часто работают без учётной программы. Продажи идут за наличные, записываются в тетрадь или держатся в памяти, а товар лежит и на прилавке, и в задней комнате, и дома. Однажды хозяин задаёт себе вопрос: «Что у меня на самом деле есть и сколько?» — и не находит ответа. В таком месте цель первого переучёта не в поиске недостачи. Она в том, чтобы определить начальный остаток, то есть поставить нулевую точку учёта.

Нулевая точка: почему недостача пока не видна

Недостача — это разница двух чисел: «должно быть» и «есть». Если первого числа нет, нет и разницы. Поэтому после первого подсчёта вы получаете не потери, а исходное состояние. Недостачу вы увидите в течение двух-четырёх недель после первого подсчёта, когда будете записывать приход и продажи.

В список записывают название товара, единицу измерения (штуки, килограммы, метры, коробки), количество, закупочную и продажную цену. Если закупочную цену не помните точно, запишите приблизительно и поставьте рядом пометку «примерно». Позже уточните по документам поставщика.

Весь товар в одно место

В магазинах без учёта товар лежит во многих местах: на прилавке, в задней комнате, под навесом, в машине, дома, на складе у родственника. До подсчёта выпишите все места и пересчитайте всё за один день. Иначе товар, перенесённый с места на место, может быть посчитан дважды. Прилавок разделите на зоны: верхняя полка, средняя, нижняя, коробки под прилавком, задняя комната. На каждую зону возьмите лист и сразу записывайте результат. Заранее договоритесь с теми, кто работает на прилавке вместе с вами, членами семьи или помощниками: кто что считает и кто записывает.

Мелкий товар: счёт по весу

Мелкие хозтовары вроде шурупов, гвоздей, шайб и гаек пересчитывать по штукам нельзя: их тысячи. В этом случае применяйте метод взвешивания:

1. Отсчитайте ровно 100 штук и взвесьте. Например, 100 шурупов весят 85 г, значит, один весит 0,85 г.
2. Взвесьте весь товар вместе с тарой и вычтите вес тары. Например, нетто составляет 4 250 г.
3. Рассчитайте количество: 4 250 ÷ 0,85 = 5 000 штук.

Образец берите два-три раза и считайте среднее, поскольку штуки имеют неодинаковый вес. Весы должны быть надёжными и выставленными на ноль. Метод дешёвый и для мелкого товара достаточный, но допускает погрешность в несколько процентов. Дорогой товар, то есть электроинструмент, краны и замки, считайте поштучно.

Тетрадь или таблица: следующий шаг

Результат первого подсчёта внесите в простую таблицу, тетрадь или Excel. Затем в течение двух месяцев записывайте две вещи: приход (по документу или закупке) и продажи (в конце дня примерной суммой). После этого начинает работать формула: начальный остаток + приход − продажи = ожидаемый остаток.

Пример: вначале было 40 метров кабеля. За две недели пришло 60 метров, по тетради продано 70 метров. Ожидаемый остаток 30 метров. При пересчёте оказалось 27 метров, разница −3 метра. Здесь уже виден настоящий недочёт, а причиной может быть ошибка измерения, незаписанная продажа или отрезанный кусок. Раз в месяц пересчитывайте 20 самых продаваемых товаров: весь прилавок каждый раз считать не нужно.

Что делать с первым результатом

Первый список даёт вам три вещи. Первая: общая стоимость товара, то есть сколько денег лежит на прилавке. Вторая: товары, которых слишком много и которые продаются медленно. Третья: позиции, которых не хватает и которые часто заказываются повторно. Не спешите называть первый результат «потерями»: это всего лишь исходная точка. Главная работа начнётся в следующие месяцы.

Вывод

Первый подсчёт в месте без учёта ставит нулевую точку: весь товар записан в одном месте, в точных единицах и с пометкой о примерных ценах. Мелочи считаются по весу, а в следующие недели записываются приход и продажи. Команда Pereuchet считает и рыночные прилавки, и магазины хозтоваров, взвешивает мелкий товар и передаёт начальный список файлом для Excel или 1С.