Подсчёт склада и торгового зала вместе

Пачки чая стоят и на полке, и на складе. О том, где их считать, люди обычно задумываются только тогда, когда итог не сходится. Для магазина обычное дело, когда один товар находится в двух местах: в зале выставлены несколько рядов, а на складе лежат коробки. Если зал сосчитать утром, склад после обеда, а в промежутке продавец пополнит полку со склада, товар либо посчитается дважды, либо не посчитается вовсе. Поэтому зал и склад нужно считать как единое целое и одновременно.

Почему результат запутывается

Разберём пример. В 10:00 на полке 12 пачек чая, на складе 48, всего 60. Вы сосчитали зал: 12. В 11:30 продавец взял со склада 12 пачек и пополнил полку. В 14:00 вы сосчитали склад: 36. Вы записали 12 + 36 = 48 пачек, хотя на самом деле их 60. В учёте появилась недостача в 12 пачек, хотя их никто не терял.

Если поменять порядок, например сначала сосчитать склад (48), а затем зал (после пополнения 24), то получится 72, и 12 пачек окажутся «излишком». В обоих случаях причина одна: товар во время подсчёта поменял место.

Три способа

Проблему можно решить тремя способами, выбирайте по своим силам:

1. Две команды считают одновременно: одна зал, другая склад. У двери на склад стоит один человек и следит, чтобы ничего не переносили.
2. Зал заранее пополняется, после чего движение между залом и складом останавливается. Пока подсчёт не закончен, товар не перемещают.
3. Если продажи остановить нельзя, каждое перемещение записывается в «лист перемещений» со временем и количеством. Затем вы учитываете их и корректируете итог.

Первый способ самый надёжный, третий — самый трудоёмкий. В небольшом магазине часто хватает второго: перед подсчётом вы пополняете зал и прекращаете выдачу со склада. Если складского товара много и людей достаточно, удобнее первый способ. Третий применяйте, только когда нельзя остановить продажи. В листе перемещений должно быть четыре пункта: время, код товара, количество и кто переместил. Затем вы сопоставляете каждое перемещение со временем подсчёта зон и корректируете итог.

Упаковки и штуки

Складской товар обычно лежит в коробках, а в зале стоит поштучно. Вверху листа подсчёта или в строке товара напишите, например, «1 коробка = 12 шт.». Открытые, неполные коробки считайте отдельно: «4 коробки + 5 шт.». Считающий не должен сам перемножать коробки: это потом делает координатор или бухгалтер. Так счётчик не допустит арифметической ошибки, а один и тот же товар не будет записан в двух разных единицах.

Объединение результатов

После подсчёта результаты зала и склада по каждому товару собираются в одну строку. Удобно писать в таком виде: товар, зал, склад, итого, учёт, разница. Например, чай «А»: зал 24, склад 36, итого 60, по учёту 60, разница ноль. Если в вашей учётной системе склад и зал ведутся отдельно, сравнивайте их тоже отдельно. Если остаток общий, сравнивайте с ним сумму. Если появилась разница, сначала перепроверьте оба места: причина чаще всего прячется там. Такую таблицу легко вести в Excel: хватит простой формулы, которая складывает количества из листов зала и склада по коду товара.

Самые частые ошибки

• товар на тележке, в проходе или у кассы не попадает ни в одну зону;
• забывают запас за витриной и под прилавком;
• образцы, тестеры и выставочные экземпляры считают дважды;
• возвратный или бракованный товар на складе прибавляют к обычному остатку;
• товар у двери, ещё не принятый, попадает в подсчёт.

Перед началом прочитайте этот список команде вслух и покажите каждое упомянутое место. Пятиминутный обход нередко избавляет от многих часов пересчёта.

Вывод

Если считать зал и склад не по отдельности, а как единое целое, результат очищается: искусственные недостачи и излишки исчезают. Сервис Pereuchet выделяет для зала и склада отдельные группы, работающие одновременно, перепроверяет позиции с расхождениями и передаёт итоговый перечень, собранный по товарам.