Второй подсчёт: контрольный слой
Второй подсчёт как контрольный слой: когда другой человек пересчитывает только позиции с расхождениями, ошибка находится быстро, а весь магазин считать заново не нужно.
Первый подсчёт завершён, результаты сверены с учётом, и в списке появились расхождения. Теперь есть два пути: пересчитать всё заново или поверить расхождениям и ничего не проверять. Первое отнимет столько же времени, а во втором случае ошибка команды будет выглядеть как настоящая недостача. Средний путь разумнее: только позиции с расхождениями пересчитывает другой человек. Это второй подсчёт, а по сути контрольный слой, подтверждающий результат.
Почему внимание только к расхождениям
Обычно большинство позиций совпадает с учётом, а расхождение возникает лишь в небольшой их части. Пересчёт этой части заметно экономит время. Допустим, 2400 позиций сосчитали впервые, и в 90 из них обнаружилось расхождение. Пересчёт всего потребует многих часов, а проверка 90 позиций — работа на час-два.
Что обнаруживает второй подсчёт? Чаще всего такие ошибки: товар сосчитан дважды или пропущен, неверно записана единица (коробки вместо штук), смешались два похожих товара, товар пришёл из другой зоны. Настоящая недостача или излишек сохраняются и после второго подсчёта, поэтому считаются подтверждёнными.
Как проводить
- Листы первого подсчёта собираются, результаты сверяются с учётом (в Excel достаточно простой разности).
- Составляется список позиций с расхождениями: код, название и место (зона, полка, ярус).
- В списке не показывают результат первого подсчёта и количество по учёту. Второй счётчик тоже должен быть независимым.
- Список получает другой человек, не первый счётчик и не ответственный за эту зону.
- Он считает позицию во всех местах, ведь товар может лежать в нескольких, а расхождение возникло по общей сумме.
- Результаты сравниваются ещё раз.
Вторым счётчиком выбирайте не самого быстрого, а самого внимательного сотрудника. Он не должен торопиться и при необходимости должен открывать коробки и заглядывать за полку и под неё. Во время пересчёта не переносите товар на другое место, иначе при третьем подсчёте снова возникнет путаница.
Как истолковать результат
После записи второго числа возможны три случая:
- второе число равно первому: расхождение настоящее, недостача или излишек подтверждены;
- второе число равно учётному: в первом подсчёте была ошибка, принимается второе число;
- второе число отличается от обоих: нужен третий подсчёт, его проводит координатор или опытный сотрудник вместе с обоими счётчиками.
В примере выше из 90 позиций у 60 второе число совпало с учётом, то есть первый подсчёт содержал ошибку. У 25 расхождение подтвердилось, 5 ушли на третий подсчёт. В итоге список настоящих недостач состоит не из девяноста, а из двадцати пяти позиций, и это точная, надёжная цифра. Подтверждённые расхождения переходят к следующему этапу: анализируются причины и корректируются остатки. Это задача уже не пересчёта, а последующей работы.
Какие позиции пересчитывать
Порог согласуйте заранее. Для дорогого товара пересчитывается любое расхождение: важна даже одна штука. Для дешёвого товара в большом количестве (гвозди, пакеты, мелкие аксессуары) можно допустить небольшое отклонение, например меньше одного процента. Только это правило нужно записать до подсчёта, иначе каждый станет толковать его по-своему.
Кроме того, проверьте несколько случайных позиций из тех, что совпали. Если и в них найдутся ошибки, значит, качество первого подсчёта низкое: зону нужно пересчитать целиком или заново провести инструктаж команды.
Время и документы
Второй подсчёт проводите в тот же день, пока товар не перемещён. Если затянуть, на фоне продаж и приходов будет трудно понять, что изменилось. Для пересчёта используйте отдельный лист, где будут оба числа, принятое итоговое число и подписи обоих. Записывайте и то, сколько позиций исправлено. Это нужно не для наказания команды, а для оценки качества первого подсчёта.
Вывод
Второй подсчёт экономит время и повышает доверие к результату: только позиции с расхождениями, другой человек и независимый счёт. В Pereuchet позиция с расхождением тоже обязательно пересчитывается, после чего итоговый перечень расхождений передаётся с актом.