Самые частые ошибки при подсчёте

Ошибки подсчёта кажутся случайными, но на деле большинство из них укладывается в несколько повторяющихся форм. Зная эти формы, вы предотвратите их во время подсчёта, а после подсчёта найдёте их след в списке расхождений. Ниже пять самых частых ошибок, их причины и способы предотвращения.

Пять основных ошибок

1. Двойной счёт

Один товар считается дважды, потому что границы зон неясны. Две пары подходят к одной полке с разных сторон, или сотрудник закончил «свою» зону и заодно посчитал край соседней. Кроме того, одна позиция может оказаться на двух листах. Чтобы этого избежать, запишите границы зон номерами полок, наклейте на посчитанную полку стикер «посчитано» или протяните ленту по последней полке. Тогда второй человек не станет считать её заново.

2. Пропуск

Чаще всего выпадают скрытые места: верхние полки, нижние ряды, пространство за стеллажом, угол склада, место под кассой, коробка возвратов. Причина проста: место, которое не видно, никто не считает своим. Добавьте в лист зоны строку «скрытые места» и пусть её подпишут. Перед закрытием зоны координатор должен потратить три минуты и обойти места, которые кажутся пустыми. Если товара нет, на листе пишут «0», а клетку пустой не оставляют.

3. Неверная единица

Это хорошо видно на примере офисной бумаги: в одной коробке 5 пачек, в одной пачке 500 листов. В учёте бумага числится пачками, а счётчик пересчитывает коробки на полке и пишет «12». На самом деле 12 коробок — это 60 пачек, и разница получается пятикратной. Чтобы избежать этого, единица должна быть напечатана на самом листе, а счётчик должен писать в каждой строке «коробка» или «пачка». Умножением занимается не счётчик, а потом бухгалтер.

4. Путаница похожих товаров

Батарейки AA и AAA стоят рядом, упаковки одинаковые, различаются цветом. Спеша, счётчик записывает обе в одну строку. Подсчёт по штрихкоду или внутреннему коду почти полностью устраняет проблему. Если кода нет, записывайте в строку полное название. Помогает и заранее отмеченная полка, где похожие товары стоят рядом.

5. Ошибка записи

Цифры меняются местами (54 вместо 45), в рукописи путаются «1» и «7», «4» и «9», при переносе в Excel выпадает строка. Чтобы избежать этого, пишите цифры чётко, печатным шрифтом, ноль отделяйте чертой. Результат, введённый в Excel, пусть сверит с бумажным листом второй человек.

Ищите след ошибки в результате

В списке расхождений у каждой ошибки есть своя «подпись»:

• примерно вдвое больше учётного или излишек, равный целой полке или коробке: двойной счёт;
• ноль по нескольким позициям подряд или недостача, равная вместимости целой полки: пропущенный блок;
• разница кратна размеру упаковки (5, 10, 12, 24, 50): ошибка единицы. Например, в учёте 60, посчитано 12, и вы видите, что 12 × 5 = 60;
• в одной строке −N, в похожей +N: товар перепутан;
• разница делится на 9 (9, 18, 27, 36): возможно, цифры поменялись местами.

Последнее правило не случайно: если у числа две соседние цифры поменялись местами, разница всегда делится на 9. Если по учёту 54, а посчитано 45, разница 9, и, вероятно, счётчик записал 45 вместо 54. Эти правила дают только подсказку, а не доказательство. Подозрительную строку всё равно должен пересчитать и подтвердить другой человек.

Когда ошибок больше

Вероятность ошибки зависит от условий. Она резко растёт, когда люди устали (особенно после трёх часов ночи), торопятся, плохо освещено, в команде новичок и полки стоят в беспорядке. Поэтому следите за ошибками по зонам, а не по людям: если в одной зоне расхождений много, сначала проверьте порядок и освещение в этом месте, а потом счётчика. Если после подсчёта записывать подтверждённые виды ошибок в таблицу, следующий инструктаж можно построить именно на них.

Вывод

Большинство ошибок возникает не от случайности, а от беспорядка, поэтому их можно предвидеть и узнавать в результате. Команда Pereuchet работает со сканером, чётко размечает границы зон и обязательно пересчитывает позицию с расхождением, поэтому перечисленные ошибки редко доходят до итога.