Sanashdan keyin: farqlarni tahlil qilish

Sanash tugadi, raqamlar jadvalda: kamomad bir necha million so'm, ortiqcha esa undan kam. Ko'pchilik shu yerda to'xtaydi va "nega bunchalik ko'p?" deb so'raydi. Aslida bu savolga bitta javob yo'q, chunki yig'indi summa turli sabablardan tuziladi. Ish farqlarni sabab bo'yicha guruhlashdan boshlanadi. Shunda "yo'qolgan pul" o'rniga tushunarli vazifalar ro'yxati chiqadi: bir qismi hujjat tuzatiladi, bir qismi jarayon o'zgartiriladi, faqat oxirgi qismi qo'shimcha tekshiruv talab qiladi. Tahlilni faqat ikkinchi marta sanalib tasdiqlangan farqlardan boshlang: tasdiqlanmagan qator ortidan sabab izlash vaqtni bekor sarflaydi.

Avval kamomad va ortiqchani birga ko'ring

Farqlar ro'yxatini qizil va yashil qatorlarga bo'lib o'qimang. Bir tovardagi kamomad ko'pincha o'xshash tovardagi ortiqcha bilan bog'liq: boshqa o'lcham, boshqa rang, boshqa qadoq yoki bitta tovarning ikkita kartochkasi. Misol: ro'yxatda "yuvish vositasi 1 l" bo'yicha 8 dona kamomad, "yuvish vositasi 1000 ml" bo'yicha 8 dona ortiqcha bor. Bu yo'qotish emas, hisobdagi chalkashlik. Faraz qilaylik, umumiy kamomad 9,4 million so'm, ortiqcha 2,1 million so'm. Shu juftliklarni yopgach, sof farq 7,3 million so'mga tushadi.

So'm bo'yicha tartiblang

Qatorlarni soni bo'yicha emas, summasi bo'yicha saralang: farq sonini tannarxga ko'paytiring va eng kattasidan boshlang. Odatda summaning katta qismini yuzlab emas, o'nga yaqin pozitsiya beradi. Qolgan mayda farqlarga hozir vaqt sarflamang, ularni kelishilgan chegaraga qarab keyin yopasiz.

Sabablarning to'rt guruhi

Tovarni "yo'qoldi" deb yozishdan oldin, u qayerda bo'lishi mumkinligini tekshiring:

• boshqa zona va ombor, qaytarish qutisi;
• mijoz uchun ajratilgan yoki yetkazib berishga yig'ilgan buyurtmalar;
• kassa yoni, vitrina, namuna javoni;
• ta'mirda turgan yoki yetkazib beruvchiga qaytarishga tayyorlangan tovar.

Har bir yirik qator uchun uchta savol bering: hujjatlarda nima o'zgargan (oxirgi kirim, sotuv, qaytarish)? Tovar boshqa joyda turgan bo'lishi mumkinmi (qaytarish qutisi, vitrina, boshqa zona)? Bu pozitsiya oldingi sanashda ham chiqqanmi? Javoblar farqni to'rt guruhdan biriga joylaydi:

• hujjat xatosi: kirim noto'g'ri sanalgan, birlik adashgan, tovar ikki kartochkada yuritilgan, qaytarish kiritilmagan;
• yozilmagan chiqim: sinov uchun ochilgan, buzilgan, namuna sifatida berilgan, xodimlar ichkarida ishlatgan tovar;
• jarayon xatosi: qabulda sanalmagan, narx noto'g'ri kiritilgan, ombordan zalga hujjatsiz ko'chirilgan;
• tushuntirilmagan qoldiq.

Misol uchun, 7,3 million so'mlik sof farq shunday taqsimlanishi mumkin: hujjat va jarayon xatolari 3,2 million, yozilmagan chiqimlar 1,6 million, tushuntirilmagani 2,5 million so'm. Demak, farqning 4,8 milliondan iborat qismi, taxminan 66 foizi, aniq sabab bilan bog'langan.

Tushuntirilmagan qoldiq bilan ehtiyot bo'ling. Uni hisobotda alohida qator qilib, "sabab aniqlanmadi" deb yozing, taxmin yozmang. Bunday pozitsiyalarni keyingi oy ichida qisqa sanash bilan qayta tekshiring, qabul va chiqarish jarayoniga qo'shimcha nazorat nuqtasini qo'shing. Farq yana takrorlansa, bu jiddiyroq tekshiruv uchun asos bo'ladi, lekin shu paytgacha birorta xodimni ayblashga asos yo'q.

Takrorlanishni qidiring

Bitta farq hodisa, bir xil farq takrorlanganda esa tizim paydo bo'ladi. Natijani zona, tovar turkumi, yetkazib beruvchi va hafta kuni bo'yicha qayta guruhlang. Masalan, mayda ehtiyot qismlar har sanashda 2–4 dona kam chiqsa, ular qutida kirim qilinib donalab sotilayotgan, chiqim esa qutidan yozilayotgan bo'lishi mumkin. Bunday qatorni hisob kartochkasida bir birlikka keltirish muammoni yopadi. Natijalarni oldingi pereuchet bilan ham yonma-yon qo'ying: sabab ikki-uch marta takrorlansa, uni alohida vazifa qiling.

Natijani vazifalar jadvaliga aylantiring

Har bir guruh uchun to'rt ustun yetarli: sabab, nima qilinadi, kim mas'ul, qaysi muddatgacha. Qoldiqni hisob tizimida faqat sababi aniq yozilgan hujjat bilan tuzating va eski hamda yangi qiymatlarni saqlab qo'ying. "Tushuntirilgan ulush" ko'rsatkichini kuzating: sof farqning necha foizi sabab bilan bog'langan. Keyingi pereuchetda bu ulush o'sgan bo'lsa, tahlil ishlagan.

Xulosa

Farqlar ro'yxati hukm emas, tahlil uchun xom ashyo: ortiqchani kamomad bilan juftlang, summa bo'yicha saralang, sababga ajrating va takrorlanishni qidiring. Pereuchet jamoasi farq chiqqan pozitsiyani qayta sanab tasdiqlaydi va natijani Excel yoki 1C uchun tayyor fayl hamda dalolatnoma bilan topshiradi, tahlil shu asosda qurilgan bo'ladi.