После подсчёта: анализ расхождений

Подсчёт закончен, цифры в таблице: недостача на несколько миллионов сумов, излишек поменьше. Многие на этом останавливаются и спрашивают: «Откуда так много?» На самом деле у этого вопроса нет одного ответа, потому что итоговая сумма складывается из разных причин. Работа начинается с группировки расхождений по причинам. Тогда вместо «потерянных денег» получается понятный перечень задач: одно исправляется документом, другое решается изменением процесса, и лишь последняя часть требует дополнительной проверки. Начинайте анализ только с расхождений, подтверждённых повторным подсчётом: искать причину у непроверенной строки значит зря тратить время.

Сначала смотрите недостачи и излишки вместе

Не читайте список расхождений как «красные» и «зелёные» строки отдельно. Недостача по одному товару часто связана с излишком по похожему: другой размер, другой цвет, другая фасовка или две карточки одного товара. Пример: по «моющему средству 1 л» недостача 8 штук, а по «моющему средству 1000 мл» излишек 8 штук. Это не потеря, а путаница в учёте. Допустим, общая недостача 9,4 млн сумов, излишек 2,1 млн сумов. После закрытия таких пар чистое расхождение падает до 7,3 млн сумов.

Сортируйте по суммам

Сортируйте строки не по количеству, а по сумме: умножьте разницу на себестоимость и начните с самых крупных. Как правило, значительную часть суммы дают около десяти позиций, а не десятки и сотни. На мелкие расхождения пока не тратьте время, закроете их позже по согласованному порогу.

Четыре группы причин

Прежде чем записать товар как «потерянный», проверьте, где он может быть:

• другая зона и склад, коробка возвратов;
• заказы, отложенные для покупателей или собранные для доставки;
• место у кассы, витрина, полка с образцами;
• товар в ремонте или подготовленный к возврату поставщику.

По каждой крупной строке задайте три вопроса: что менялось в документах (последние приходы, продажи, возвраты)? Мог ли товар лежать в другом месте (коробка возвратов, витрина, другая зона)? Выявлялась ли эта позиция при прошлом подсчёте? Ответы помещают расхождение в одну из четырёх групп:

• ошибка документа: приход неверно посчитан, перепутана единица, товар числится на двух карточках, не внесён возврат;
• незаписанный расход: товар вскрыт для пробы, испорчен, выдан как образец, использован внутри магазина;
• ошибка процесса: не пересчитан при приёмке, неверно введена цена, товар перемещён со склада в зал без документа;
• необъяснённый остаток.

Например, чистые 7,3 млн сумов могут распределиться так: ошибки документов и процессов 3,2 млн, незаписанные расходы 1,6 млн, необъяснённое 2,5 млн сумов. Значит, часть расхождения в 4,8 млн, около 66 процентов, привязана к конкретной причине.

С необъяснённым остатком будьте осторожны. Покажите его в отчёте отдельной строкой и напишите «причина не установлена», а не предположение. Такие позиции в течение следующего месяца проверьте коротким повторным подсчётом и добавьте контрольную точку в процесс приёмки и выдачи. Если расхождение повторится, это станет основанием для более серьёзной проверки, но до тех пор оснований обвинять кого-либо нет.

Ищите повторы

Одно расхождение — событие, а повторяющееся расхождение — уже система. Перегруппируйте результат по зонам, товарным группам, поставщикам и дням недели. Например, если мелкие запчасти при каждом подсчёте недосчитываются на 2–4 штуки, возможно, их приходуют коробками, продают поштучно, а списывают тоже коробками. Привести такую позицию в карточке к одной единице — значит закрыть проблему. Сравнивайте результаты и с прошлым переучётом: если причина повторилась два-три раза, выделите её в отдельную задачу.

Превратите результат в таблицу задач

Для каждой группы достаточно четырёх столбцов: причина, что делаем, кто отвечает, к какому сроку. Остатки в учётной системе исправляйте только документом с записанной причиной и сохраняйте старое и новое значения. Следите за показателем «доля объяснённого»: какая часть чистого расхождения привязана к причине. Если при следующем переучёте эта доля выросла, разбор работает.

Вывод

Перечень расхождений — не приговор, а сырьё для анализа: сопоставьте излишек с недостачей, отсортируйте по сумме, разделите по причинам и ищите повторы. Команда Pereuchet пересчитывает позицию с расхождением, подтверждает результат и передаёт его готовым файлом для Excel или 1С вместе с актом, на этом строится разбор.