Сверка кассы и результата подсчёта

Результат подсчёта сам по себе не бывает «правильным» или «неправильным»: смысл он приобретает только в сравнении с другими цифрами. О товаре в магазине данные ведутся в трёх местах: на кассе (что продано), в учётной программе (сколько осталось) и на полке (что лежит на самом деле). Если они не сходятся, возникает расхождение, но откуда оно взялось, видно не из подсчёта, а из баланса периода. Составить его несложно: нужно всего четыре-пять столбцов.

Баланс периода

Для периода между прошлым и нынешним подсчётом по каждой позиции должно выполняться равенство:

начальный остаток + приход − продажи по кассе + возврат от покупателя − возврат поставщику − оформленное списание = ожидаемый остаток

Начальным остатком берётся результат прошлого подсчёта, концом периода — момент остановки кассы. Ожидаемый остаток сравнивается с посчитанным, а разница и есть настоящее расхождение.

Пример для зарядного кабеля: начальный остаток 120, приход 300, продано по кассе 340, возвращено покупателями 6, возвращено поставщику 10, оформленный брак 3. Ожидаемый остаток: 120 + 300 − 340 + 6 − 10 − 3 = 73. Посчитано 70, значит не хватает 3 штук. При себестоимости 22 000 сумов разница составляет 66 000 сумов.

Сходятся ли касса и учётная программа

Перед балансом сверьте между собой кассу и учётную программу. Первая проверка по количеству: если на кассе продано 340 кабелей, в программе должно быть 340 штук расхода. Вторая — по деньгам. Допустим, в кассовом отчёте продажи за период составляют 184 600 000 сумов: 71 200 000 наличными и 113 400 000 терминалом и электронными платежами. В программе же видно 184 060 000 сумов. Разница в 540 000 сумов чаще всего возникает из чеков, написанных вручную при сбое интернета и не внесённых в программу. Пропустите этот шаг, и путаница в продажах попадёт в результат подсчёта как недостача.

Откуда берётся расхождение

Касса знает товар по названию, а не по месту, поэтому разницу дают такие ситуации:

• пробит другой вариант (размер, цвет): недостача в одной строке, излишек в другой;
• товар продан кнопкой «прочее» или «свободная цена» и остался без расхода;
• продан комплект, а входящие в него товары не списаны;
• чек отменён или возвращён, а товар не вернулся на полку или не оприходован;
• выдан подарочный или акционный товар, а документа нет;
• заказ из Telegram или Uzum собран и отправлен, но расход не внесён.

О причине подсказывает и форма расхождения. Пара (минус в одном месте, плюс в другом) обычно значит, что перепутан вариант. Один лишь минус говорит о продаже без расхода или списании без документа.

Пример: чехол для телефона «чёрный» −5, «синий» +5. Кассир несколько раз пробил один и тот же штрихкод, потому что оба цвета лежат в одинаковой упаковке и заведены под одним кодом. Решение: присвоить каждому варианту отдельный код.

Порядок сверки

1. Определите границы периода: дата прошлого подсчёта и время остановки кассы сейчас.
2. Выгрузите из программы каждый столбец отдельным отчётом: приход, продажи, возвраты, списания.
3. Для примерно двадцати самых дорогих позиций рассчитайте баланс в Excel.
4. В строке с расхождением проверьте столбцы по очереди: внесён ли документ прихода, записана ли продажа на правильный вариант, учтён ли возврат.
5. Найдя причину, внесите исправление документом и запишите причину в строку.

Как читать результат

Если разница по балансу близка к нулю, надёжны и подсчёт, и учёт. Если разница большая, а столбцы чистые, товар действительно мог пропасть, и тогда очередь за внутренним контролем. Если расхождение нашлось в документах одного из столбцов, сначала исправьте тот процесс, а затем поправьте остаток. Делайте сокращённую сверку каждый месяц: к следующему переучёту все столбцы будут готовы.

Вывод

Результат переучёта отвечает на вопрос «откуда эта разница?» только тогда, когда он связан с продажами по кассе и приходами на склад. Команда Pereuchet привязывает результат подсчёта к моменту остановки кассы и передаёт его с перечнем расхождений и файлом, на основе которого бухгалтеру легко составить баланс периода.