Переучёт своими силами или внешней командой: что выгоднее
Считать самим или позвать внешнюю команду? Посчитайте скрытые расходы, сравните сильные стороны обоих вариантов и рассмотрите смешанный способ.
Когда подходит время переучёта, владелец каждый раз сталкивается с одним вопросом: считать самим или пригласить команду со стороны? Мысль «самим бесплатно» приходит первой, но не всегда оказывается верной. Внешняя команда, наоборот, иногда кажется лишней статьёй расходов. Правильное решение принимается не по настроению, а по простому расчёту. Ниже разберём порядок такого расчёта.
Своими силами: скрытая стоимость
Подсчёт силами своих сотрудников кажется бесплатным, но есть скрытые расходы: в расчётах их не видно. Соберите их из таких частей:
- рабочее время сотрудников, то есть число людей, умноженное на число часов;
- доплата за работу в выходной день или ночью;
- недополученные продажи за время, когда магазин закрыт или работает медленно;
- ошибки уставших и неопытных счётчиков, то есть время, которое потом уйдёт на пересчёт.
Условный пример. 6 сотрудников работают 10 часов, всего 60 человеко-часов. Из расчёта 15 000 сумов в час это 900 000 сумов. Если магазин полностью закрыт 3 часа, а продаёт в среднем на 400 000 сумов в час, ещё 1 200 000 сумов не будет получено. Всего 2 100 000 сумов, и ошибки не учтены. Эти цифры условные: подставьте данные собственного магазина.
Что даёт внешняя команда и чего не даёт
Внешняя команда даёт три вещи: скорость (много людей работают одновременно), непредвзятый взгляд (они не воспринимают товар как «свой») и готовые средства (сканеры, единые листы, порядок второго пересчёта). Результат возвращается в формате вашей учётной системы, например файлом для Excel или 1С.
Но всё за вас она не сделает. Привести товар в порядок, закрыть документы, подготовить остатки в учёте остаётся вашей задачей. Выяснение причины расхождения и решение о списании тоже на вас. Внешняя команда приносит факты полными и чистыми, а разбирать их вы будете вместе с ней.
Когда самим, а когда со стороны
Считать своими силами обычно разумно, если:
- позиций мало и подсчёт укладывается в час-два;
- товар вам хорошо знаком, а остатки в учёте надёжны;
- сотрудники опытные, и отвлечение на подсчёт не вредит торговле;
- переучёт проводится регулярно, небольшими частями.
О внешней команде стоит подумать, если:
- появляется недостача и есть прямое недоверие к сотрудникам;
- меняется материально ответственное лицо и нужен нейтральный свидетель для обеих сторон;
- позиций много или нужно считать несколько филиалов одновременно;
- подсчёт должен уложиться в точный срок, например к концу года или проверке.
Смешанный способ
Для многих удобнее всего средний путь, то есть смешанный способ. Подготовку вы делаете сами: приводите товар в порядок, закрываете документы, размечаете зоны. Считает внешняя команда, а один-два ваших сотрудника участвуют как наблюдатели и арбитры. Другой вариант обратный: вы считаете сами, а внешняя команда выборочно контролирует, то есть пересчитывает самые дорогие или чаще всего пропадающие группы и проверяет ваш результат. Такой контроль намного дешевле полного подсчёта.
Что спросить при выборе команды
Перед тем как договариваться с внешней командой, выясните следующее:
- Чем она считает и перепроверяет ли позиции с расхождением?
- В каком формате и за какое время возвращает результат?
- Что записано в договоре о сроках, цене и конфиденциальности?
- Кто отвечает, если товар повредят при подсчёте или в результате окажется ошибка?
- Есть ли примеры работы и рекомендации?
Цена зависит от количества позиций, площади и времени. Точную цифру можно назвать только после осмотра объекта.
Как подготовиться к приходу внешней команды
Договоритесь с командой минимум за одну-две недели до подсчёта: перед концом года и сезоном она бывает занята. Передайте команде схему магазина, список товарных групп, время работы и одного ответственного контактного человека со своей стороны. Остатки в учёте подготовьте до начала подсчёта. Эти три вещи сократят день подсчёта на несколько часов.
Вывод
Свои силы выглядят дешёвыми, внешняя команда дорогой, но настоящее решение даёт расчёт часов, продаж и доверия. Команда Pereuchet предлагает и полный пересчёт, и выборочный контроль, и смешанный способ, а цену называет после осмотра объекта.