Годовой календарь переучётов

Если переучёт проводят «когда придёт время», он либо попадает на самый горячий день продаж, либо случается тогда, когда всё уже запущено, либо вообще забывается. Годовой календарь решает это заранее: в какую дату, какой вид подсчёта, кто отвечает и когда предупреждать поставщиков. Календарь не сложный документ, достаточно плана на одной странице.

Три входа для календаря

Перед составлением плана соберите три списка:

• Пики и спады продаж. В зависимости от вашей сферы: Навруз, Рамазан и хайит, школьный сезон, осенние свадьбы, Новый год. Даты Рамазана и хайита каждый год наступают примерно на 10–11 дней раньше, поэтому каждый год отмечайте их в календаре заново. В Ташкенте и в регионах пики могут различаться: базарные дни, сельские свадьбы, уборочный сезон. Учтите и местные события.
• Отчётные даты. Квартальные и годовые отчёты, проверки, налоговые сроки. На какую дату нужно подтверждение остатков, уточните у бухгалтера.
• Люди и система. Отпуска сотрудников, смена ответственного лица, планы перехода на новую учётную программу, открытие или закрытие филиала.

Виды подсчёта

Не каждый подсчёт должен быть одинаковым. Для большинства магазинов достаточно четырёх видов:

1. Полный переучёт: весь ассортимент. Один-два раза в год.
2. Выборочный подсчёт: самые дорогие или чаще всего пропадающие группы. Раз в квартал или до и после сезона.
3. Ежедневный малый подсчёт: понемногу каждый день, особенно перед пиком.
4. Приём-передача: при смене ответственного сотрудника, с участием обеих сторон.

Примерный календарь

Ниже условный план для розничного магазина. Вы приспособите его к своей сфере:

• начало января: полный переучёт. Новогодние продажи закончились, остатки нужны для годового отчёта;
• февраль: разбор расхождений, исправления, выборочный подсчёт самых ходовых групп перед Наврузом;
• апрель: выборочный подсчёт после сезона Навруза и хайита, отметка медленного товара;
• июнь: полугодовой полный переучёт, до летнего затишья;
• начало августа: выборочный подсчёт перед школьным сезоном (канцелярия, детская одежда);
• октябрь: выборочный подсчёт после сезона, список залежавшегося товара;
• ноябрь: выборочный подсчёт самых ходовых групп перед Новым годом, приём-передача при смене сотрудников;
• декабрь: только ежедневный малый подсчёт. Полный переучёт не планируется, потому что это пик.

Бюджет времени

Впишите в календарь не только даты, но и часы работы. Условный пример: на полный переучёт уходит 10 человек по 6 часов, то есть 60 человеко-часов, дважды в год 120. Выборочный подсчёт: 4 человека по 3 часа, четыре раза в год 48 человеко-часов. Малый ежедневный подсчёт по 20 минут в день даёт около 83 часов в год. Всего около 250 человеко-часов. При оплате 25 000 сумов в час это примерно 6,3 млн сумов. Такая цифра показывает, хорош ли план или слишком тяжёл.

Правила календаря

В каждой строке календаря укажите дату, вид подсчёта, филиал, ответственного, запасной день, дату предупреждения поставщиков и итоговый документ. А при выборе дат помогут несколько правил:

• считайте за две-три недели до пика или после него, но не в самый пик;
• между двумя полными переучётами должно пройти не меньше пяти-шести месяцев, иначе подсчёт становится рутиной, а внимание падает;
• крупные поставки и акции не должны совпадать с днём подсчёта, предупреждайте поставщиков за две недели;
• для каждой даты назначьте запасной день: болезнь, дождь или неожиданная поставка могут сбить план;
• в сети не собирайте филиалы в один день, проходите их по очереди.

Бывают и внеплановые подсчёты: когда недостача превысила согласованный порог, при смене ответственного, перед переходом на новую программу, при открытии или закрытии филиала. Чтобы они не ломали календарь, закладывайте для них запасные окна.

После каждого подсчёта пересматривайте календарь: какая дата оказалась удобной, какая мешала продажам, чего команда не успела. Ко второму году план будет подогнан под ваш магазин.

Вывод

Хороший календарь превращает подсчёт из случайности в привычку. Команда Pereuchet проводит полный и выборочный подсчёт, подсчёт по филиалам сети и приём-передачу, подстраиваясь под даты вашего календаря.