Единые правила подсчёта в сети магазинов

Когда в сети несколько магазинов, естественно хочется сравнить результаты их подсчётов: где больше недостач, у кого порядок лучше? Но если каждый магазин считает по-своему, такое сравнение обманчиво. Один магазин пересчитывает каждое расхождение, другой нет. В одном на листе подсчёта виден учётный остаток, в другом нет. В итоге разница показывает не реальное положение магазина, а способ подсчёта. Единое правило делает цифры по-настоящему сопоставимыми.

Почему метод должен быть одинаковым

Пример. Допустим, в магазине A сосчитали 4200 позиций, и в 63 из них нашлось расхождение, то есть 1,5 процента. В магазине B из 3100 позиций расхождение в 12, то есть 0,4 процента. На первый взгляд B лучше. Но в B позиции с расхождениями не пересчитывались, а в A каждое расхождение проверяли второй раз. Если бы B проверяли так же, расхождений, вероятно, нашлось бы больше. Такое сравнение не годится ни для поощрения, ни для наказания. Только при одинаковом методе расхождение между магазинами что-то значит.

Что входит в стандарт

Стандарт — это не длинный документ, а несколько чётких правил:

1. Момент среза: когда и как он фиксируется (касса, приходные документы, последний чек).
2. Названия и нумерация зон: одна логика во всех магазинах, например вход, касса, стены, склад.
3. Форма листа подсчёта: одинаковые колонки, одинаковый порядок, учётное количество не показывается.
4. Правило пересчёта: какие расхождения пересчитываются. Например, для дорогого товара любое, для дешёвого — выше установленного процента.
5. Единицы и коды: товар ведётся под одним названием и в одной единице.
6. Роли: координатор, пары, бухгалтер и кто принимает окончательное решение.
7. Формат результата: единый шаблон Excel, чтобы результаты всех филиалов собирались в один файл.

Чаще всего без внимания остаётся пятый пункт. Если один и тот же товар в одном магазине назван «Мука 50 кг», а в другом «Мука (мешок)», результаты филиалов нельзя собрать в одну таблицу. До подсчёта проверьте единые коды товаров и убедитесь, что и для товара, который перемещают между филиалами, используется один и тот же код.

Одна страница и один пилот

Постарайтесь уместить стандарт на одну страницу. Длинную инструкцию никто не читает, а чек-лист в день подсчёта лежит на столе. Сначала испытайте его в одном магазине: записывайте, на что ушло много времени, где остановились и какой пункт оказался непонятным. Затем исправьте и разошлите по другим магазинам. Каждого координатора филиала один раз обучите по короткой инструкции, причём обучение тоже должно быть одинаковым. Тогда и магазины Ташкента, и магазины в регионах работают по одной и той же странице.

Что можно сравнивать

При едином правиле осмысленными становятся такие показатели:

• доля позиций с расхождением (от общего числа позиций);
• стоимость расхождения в сумах и её отношение к обороту, например к проценту месячных продаж;
• доля пересчёта: сколько расхождений исчезло при втором подсчёте;
• сколько позиций один человек считает за час;
• общее время подсчёта.

Расхождение в сумах показывает реальный объём недостачи, а доля позиций — качество порядка. Если доля расхождений, исчезнувших при пересчёте, велика, качество первого подсчёта низкое: команду нужно переобучить.

Проверка и очередь

Чтобы контролировать качество подсчёта, проводите в каждом магазине небольшую проверку: из посчитанных зон посторонний человек пересчитывает пятьдесят случайных позиций. Если результат не соответствует стандарту, в этом магазине порядок подсчёта преподаётся заново. Не собирайте подсчёты филиалов в один день: когда центральный координатор отправляет команду по очереди, одни и те же люди повторяют один и тот же метод везде. Внесите дни подсчёта в годовой календарь и сравнивайте результаты с предыдущим периодом.

Вывод

Единое правило позволяет сравнивать результаты друг с другом и помогает улучшать метод. Команда Pereuchet считает несколько магазинов одним способом, передаёт результаты в единой форме и готовит их к сравнению в разрезе магазинов.