Переучёт в аптеке: серия и срок

В аптеке одно и то же лекарство нередко стоит на полке несколькими сериями, и у каждой свой срок годности. В обычном магазине число «20 штук» может быть достаточным. В аптеке оно ничего не говорит: из 20 упаковок 12 могут относиться к серии, которая заканчивается в этом месяце, а 8 — к серии со сроком через два года. Поэтому переучёт в аптеке учитывает не только количество, но и серию и срок годности.

Чем определяется позиция

Одного названия лекарства мало. Позицию задают название, лекарственная форма (таблетки, сироп, ампулы), дозировка, количество в упаковке и производитель. Например, ибупрофен 200 мг №10, ибупрофен 400 мг №10 и тот же препарат другого производителя — это три разные позиции. Упаковки похожи, поэтому счётчик должен читать и записывать вместе с названием дозировку. Если есть штрихкод, пользуйтесь им: он без ошибок различает схожие упаковки.

Каждая серия — отдельная строка

В листе подсчёта каждая серия записывается отдельной строкой: позиция, номер серии, срок годности, количество. Срок обычно указывают в формате «месяц.год», и чаще всего он действует до конца этого месяца, но подтвердите это надписью на упаковке. Пишите срок во всех строках в одном формате, иначе потом трудно сортировать. Если ваша учётная программа ведёт учёт по сериям, результат сверяйте именно в этом разрезе. Если не ведёт, то хотя бы записывайте ближайший срок.

Неполные упаковки

Многие препараты продаются блистерами или поштучно. Вскрытые упаковки записывайте отдельной строкой: «вскрыта, 3 блистера». Единица учёта и единица подсчёта должны совпадать. Если в учёте таблетки, а на полке упаковки, заранее подготовьте таблицу пересчёта («1 упаковка = 2 блистера = 20 таблеток»). Счётчик ничего не умножает, это потом сделает бухгалтер.

Парное расхождение по сериям

В аптеке часто бывает так: по одной серии недостача, по другой серии того же препарата излишек, а итог равен нулю. Например, по серии A минус 6 упаковок, по серии B плюс 6. Это не потеря: на кассе серию не выбрали, система списала с первой серии, а провизор отдал ту, что оказалась под рукой. Такое расхождение в недостачу не записывайте, но считайте его важным сигналом. Серия с близким сроком в учёте числится закончившейся, а на самом деле лежит на полке. После подсчёта скорректируйте остатки по сериям и напомните правило: продавать начинать с серии с ближайшим сроком.

Особое хранение и отдельные зоны

• Препараты, которые хранят в холоде (например, инсулин), лежат в холодильнике. Считайте их быстро, не держите дверь открытой и проверьте журнал температуры.
• Порядок хранения и учёта контролируемых и сильнодействующих препаратов определяют закон и внутренние правила. Заранее выясните, кто и как может их считать: обычно это делает ответственный сотрудник аптеки в присутствии двух лиц.
• Просроченные, повреждённые и отозванные производителем серии переносят на полку «карантин». В остаток для продажи они не входят и ведутся по отдельному списку и акту.

Товары, не относящиеся к лекарствам

В аптеке рядом с лекарствами стоят витамины, детское питание, косметика, медицинские изделия и приборы вроде тонометров. Считайте их в зоне отдельно от лекарств. У детского питания и косметики тоже есть серия и срок годности, а у приборов важны серийный номер и гарантия. Именно эти товары чаще всего забываются на самой верхней или нижней полке, и срок у них выходит, поэтому уделите им особое внимание.

Список препаратов с близким сроком

Во время подсчёта составьте список препаратов с близким сроком, например серий, у которых до конца срока осталось меньше трёх месяцев. В списке пусть будут название, серия, срок, количество и закупочная цена. По нему можно договориться с поставщиком о возврате, выставить препарат на видное место или снизить цену. Посчитайте и общую стоимость списка: через несколько месяцев это деньги, которые могут превратиться в списание.

Вывод

В аптеке количество — лишь половина картины, вторая половина — серия и срок. Команда Pereuchet ведёт подсчёт в разрезе серий, выносит препараты с близким сроком в отдельный список и передаёт результат в виде файла для Excel или 1С.