Переучёт в магазине электроники: серийные номера

В магазине электроники цена одной позиции может достигать нескольких миллионов сумов. 12 телефонов по 4,5 млн сумов стоят 54 млн, а 100 кабелей по 30 тысяч сумов — всего 3 млн. Один пропавший телефон дороже целой полки кабелей. Поэтому здесь недостаточно записать «8 телефонов», важно и то, какие именно 8. Подсчёт по серийному номеру или IMEI, в отличие от проверки по количеству, привязывает к учёту каждую единицу.

Для какого товара нужен серийный номер

Считать всё подряд по серийным номерам медленно и бессмысленно. Заранее определите границу: например, товар дороже 1 млн сумов или с гарантией считают по серийным номерам, остальной — по количеству. Обычно по серии идут телефоны, планшеты, ноутбуки, телевизоры, дорогие наушники и бытовая техника. Дешёвые аксессуары — кабели, защитные стёкла, зарядки, мыши — считают по штукам. Согласуйте границу один раз с учётом вашего ассортимента и впишите её вверху листа подсчёта.

Отдельно подумайте о подарочных аксессуарах. Если наушники или защитное стекло, которые дарят вместе с телефоном, не списываются отдельно, при подсчёте их количество всегда будет в излишке или недостаче. Заранее выясните правило продажи: попадает ли подарок в чек отдельной позицией с нулевой ценой или входит в комплект основного товара.

Как считать

Выгрузите из учётной программы список остатков по сериям: модель и все её серийные номера. Счётчик сканирует серийный номер каждого устройства, то есть читает штрихкод на коробке или IMEI. Вручную не вписывайте: 0 и O, 1 и I, 8 и B легко перепутать, а ошибка в одном знаке превращает всю строку в «не найдено». Результат сканирования сохраняется файлом. Чтобы сверить его со списком учёта в Excel, достаточно простой формулы: есть ли каждая серия в обоих списках.

Начинайте с зон с дорогим товаром: витрина, запираемый шкаф и отдельный стеллаж на складе. Туда счётчики идут вдвоём: один сканирует, второй отмечает строку в списке.

Три вида расхождений

После сверки расхождения делятся на три вида:

1. В учёте есть, на полке нет. Это может быть недостача или неверно записанный серийный номер. Сначала поищите в других местах: на складе, в ремонте, в доставке.
2. На полке есть, в учёте нет. Это излишек: обычно приход внесён неверно или возвращённое устройство не оприходовано.
3. Количество одинаковое, серийный номер другой. Это самый интересный случай. При продаже кассир выбрал первую по списку серию, а покупателю выдали другое устройство. В учёте продано одно устройство, а ушло другое.

Третий вид не является недостачей, но создаёт серьёзный риск для гарантии и сервиса: когда покупатель придёт с гарантийным случаем, серийный номер устройства не совпадёт с проданным. Поэтому такие расхождения тоже обязательно вносите в список и исправляйте.

Коробка и само устройство

Серийный номер на коробке должен совпадать с номером устройства внутри. Новую коробку с целой пломбой не вскрывайте: прочтите этикетку и осмотрите пломбу. У вскрытых образцов и витринных экземпляров берите серийный номер с самого устройства; в телефоне его можно посмотреть в настройках или по специальному коду. Вес коробки тоже быстро выдаёт подозрительный случай: пустая коробка заметно легче полной коробки той же модели. При сомнениях вскройте коробку в присутствии двух человек, составьте акт и снова опломбируйте.

Устройства, которых нет на месте, но которые в учёте

В электронике часть устройств по учёту законно находится вне полки:

• отправлены в гарантийный или платный ремонт;
• выданы покупателю на тест;
• проданы в рассрочку, но ещё не переданы;
• находятся у курьера на доставке.

Составьте их список с серийными номерами и документами (акт, лист курьера, договор). Устройство, которого нет на месте и нет документов, считается недостачей.

Вывод

В электронике важно не количество, а то, какое именно устройство. Серийный номер привязывает к учёту каждую единицу и заодно вскрывает путаницу при продажах. Команда Pereuchet проверяет дорогой товар по серийным номерам и передаёт результат в виде файла для Excel или 1С и акта.