Переучёт в книжном магазине: издания, ISBN и комиссионные книги

В книжном магазине товара очень много, а каждое название представлено одним-двумя экземплярами. Корешки на полках похожи друг на друга, книги одного автора стоят десятками, а у одного произведения может быть несколько изданий. Поэтому в книжном магазине «книга» или «название» не годятся как единица подсчёта. Точная единица — это издание: конкретное название, язык, письменность, тип переплёта и год. Рассмотрим порядок, который строится на этом.

ISBN: штрихкод книги

На обороте большинства современных книг есть номер ISBN и штрихкод. Номер присваивается каждому изданию отдельно. Поэтому твёрдый и мягкий переплёты одного произведения, а также его переиздание превращаются в разные строки учёта. Если считать сканером, они не перепутаются. При счёте вручную счётчик не должен записывать по названию, а должен вписать номер ISBN или отсканировать штрихкод.

В Узбекистане одно произведение часто выходит сразу на кириллице и латинице, а также на русском языке. Это тоже три издания, то есть три позиции. Счётчик не должен считать их «одной и той же книгой» и записывать в одну строку.

Пример: в учёте по одному роману две карточки, латинское издание 5 шт. и кириллическое 3 шт., всего 8. При подсчёте латинского издания оказалось 3, кириллического 5, тоже всего 8. Если считать по названию, разницы нет. По изданию же получается −2 по латинице и +2 по кириллице. Это не недостача: на кассе издания перепутали. Если цены у них разные, такая путаница заметна и в деньгах.

Книги без ISBN

У старых изданий, книг небольших типографий, тетрадей и некоторых детских книг ISBN может не быть. Для них присвойте внутренний код: напишите номер на маленькой наклейке и приклейте её на форзац. Код должен совпадать с карточкой в учётной программе. Книгу без наклейки положите в коробку «неопознанное» и разберите позже.

Книги на комиссии

Многие книжные магазины берут книги на комиссию у издательства, автора или дистрибьютора: непроданное возвращается, за проданное платят. Такие книги не принадлежат магазину. Внесите их в отдельный список и сгруппируйте по поставщику. Подсчёт покажет две вещи: сколько экземпляров лежит и у каких подходит срок возврата. Экземпляры с истёкшим сроком часто забывают, и позже магазин вынужден оплачивать их стоимость. В списке сделайте колонки: поставщик, издание, число экземпляров, дата получения и срок возврата.

Порядок подсчёта на стеллажах

Стеллажи считайте по разделам: художественная литература, детские книги, научные, учебники, словари. Каждый стеллаж проходите сверху вниз и слева направо, посчитанную книгу возвращайте на её место и не переносите на другой стеллаж. Иначе одна книга будет посчитана дважды или не посчитана вообще. Коробки на полу и нераспакованные пачки тоже отметьте как отдельную зону. Книги в коробках часто забывают, потому что на стеллаже их не видно.

Состояние экземпляров

В книжном магазине одно и то же название бывает в разном состоянии: новое, пролистанное, с погнутой обложкой, раскрытое для витрины. Состояние отметьте на листе в отдельной колонке: «A, новое», «B, выставочный экземпляр», «C, повреждён». Повреждённые книги считаются отдельно от остатка для продажи, и по ним принимается решение: продать со скидкой или вернуть.

Сезон и канцелярия

Школьные учебники и пособия почти не продаются в течение года, а перед 1 сентября спрос резко растёт. Поэтому учебники считайте перед сезоном и после него: первый подсчёт показывает, сколько нужно закупить, второй, сколько осталось. Канцтовары (ручки, тетради, карандаши) продаются упаковками по 12 или 24 штуки. Единицу заранее согласуйте, а вскрытые упаковки считайте поштучно. Во время подсчёта отмечайте и издания, которые годами не продаются: по ним отдельно решают, вернуть их, продать со скидкой или вынести на видное место.

Вывод

В книжном магазине позиция — это не название, а издание. Сканирование по ISBN, разделение комиссионных книг и пометка состояния повышают точность. Команда Pereuchet считает книжный магазин по ISBN, ведёт экземпляры на комиссии отдельным списком и передаёт расхождения в виде файла для Excel или 1С.