День перед подсчётом: 8 шагов подготовки
Подготовка к переучёту накануне: закрыть документы, упорядочить товар, отделить возвраты и подготовить листы подсчёта — восемь основных шагов за один день.
Половина переучёта решается не в день подсчёта, а накануне. В магазине, где документы не закрыты, товар перемешан, а листы не готовы, даже лучшая команда работает медленно и ошибается. И наоборот, один день тщательной подготовки заметно сокращает время подсчёта. Ниже восемь основных шагов, которые нужно сделать за этот день. Мы разбили их на четыре группы, чтобы план помещался на одном листе и его было легко приспособить к вашему магазину.
Документы
Шаг 1. Закрыть документы
Все приходные накладные, расходы, возвраты и перемещения должны быть внесены в учётную программу или тетрадь. Каждый документ, лежащий на бумаге, но не внесённый, потом превратится в «загадочное расхождение». Товар в пути тоже запишите отдельно: по учёту он есть, но в магазине его ещё нет. Проверьте и то, что все чеки за день попали в учёт: особенно часто забывают продажи, записанные от руки при сбое интернета.
Шаг 2. Остановить поставки
Заранее предупредите поставщиков, что в день подсчёта и накануне вечером товар не принимается. Если товар всё же привезли, примите его и сразу внесите документ либо оставьте в отдельном месте, в зоне, которая не считается. Заказы из Telegram или Uzum тоже соберите до начала подсчёта.
Товар
Шаг 3. Навести порядок
Одинаковый товар должен стоять в одном месте: одна позиция в одном месте, по возможности на одной полке. Открытые коробки пополните или пометьте отдельно. Штрих-коды разверните наружу. Товар, оставленный у кассы, в корзине, в примерочной и там, где его бросили покупатели, верните на свои места.
Шаг 4. Выделить отдельно
Возвраты, брак, просроченный товар, отложенный для покупателей и принятый на комиссию отделите от обычного. Для каждой категории выделите своё место и ярлык, иначе они смешаются с обычным остатком и исказят результат. Принятый на комиссию товар вам не принадлежит, поэтому особенно важно не включить его в общий остаток.
Шаг 5. Проверить ценники и коды
Ценники должны читаться, штрих-коды не быть повреждены. Для товара без кода или со стёртым кодом подготовьте временный ярлык с названием. На случай, если код при подсчёте не найдётся, заведите отдельный лист «неизвестный товар».
Оборудование и листы
Шаг 6. Снять остатки
Выгрузите из учётной программы отчёт по остаткам и сохраните его копию. Это «точка отсчёта»: если в день подсчёта поверх него запишут новый приход, сравнивать станет заметно сложнее. Из отчёта подготовьте список для листов подсчёта, но количество по учёту в нём не показывайте.
Шаг 7. Подготовить оборудование
Распечатайте листы по зонам и сделайте запас: не менее пятой части сверх нужного, потому что лист рвётся, в нём бывают ошибки или неожиданно появляется новая зона. Должны быть готовы карандаши, лента, ярлыки, переносные лампы, калькулятор, запасные батарейки, стремянка для верхних полок и при необходимости весы. Если используете сканеры, зарядите их и проверьте на одном товаре.
Люди
Шаг 8. Подготовить команду
Каждому чётко скажите задачу, место и время: кто в какой зоне, что принести, когда перерыв. Проведите короткий сбор и объясните правила подсчёта. Заранее решите, кто выйдет вместо тех, кто не сможет прийти. Напомните сотрудникам выспаться и поесть. Этот шаг часто забывают, хотя уставший человек ошибается заметно чаще.
Финальная проверка
Вечером отметьте для себя:
- документы закрыты, отчёт по остаткам сохранён;
- товар в порядке, выделенные категории помечены;
- листы напечатаны, оборудование на месте;
- команда в курсе, а если кто-то заболел, найдена замена.
Закройте этот список вечером, и утро начнётся спокойно. Пункт, оставленный на утро, обязательно напомнит о себе в разгар подсчёта.
Вывод
День перед подсчётом так же важен, как и сам подсчёт. В магазине, где выполнены восемь шагов, команда тратит время на подсчёт, а не на поиск порядка. Если собрать подготовку самим не успеваете, сервис Pereuchet поможет списком подготовки и в день подсчёта сам организует зоны.